ADMINISTRASI PERKANTORAN BERBASIS DIGITAL

06 Mei 2021

UTS ADMINISTRASI PERKANTORAN BERBASIS DIGITAL

JADWAL KULIAH        : SELASA PUKUL 07.00 PAGI

DOSEN PENGAMPU    : Agung Kuswantoro, S.Pd., M.Pd.

OLEH                              : SHAFFA HAFARA FAUZIA (7101418226)

Perencanaan Sistem Database Untuk Kebutuhan Pendataan Barang di PT Indo Makmur Jaya

 

A.           Latar Belakang

Perseroan Terbatas atau PT adalah salah satu jenis badan usaha yang dilindungi oleh hukum dengan modal yang terdiri dari saham. Seseorang dikatakan sebagai pemilik PT apabila memiliki bagian saham sebesar dari jumlah yang ditanamkannya.

Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 yang membahas mengenai Perseroan Terbatas (PT), dikatakan bahwa perusahaan berjenis Perseroan Terbatas adalah suatu badan usaha yang berbentuk badan hukum yang didirikan berdasarkan perjanjian dan melakukan kegiatan usaha dengan modal dasar yang seluruhnya terbagi dalam saham atau disebut juga dengan persekutuan modal.

Dalam upaya untuk mengikuti tren perkembangan zaman, sebuah perseroan terbatas harus diupayakan menggunakan teknologi yang sedang berkembang. Seperti misalnya dalam upaya melakukan pendataan terhadap barang-barang di gudang yang menggunakan sebuah sistem. Dalam upaya tersebut kita bisa menggunakan suatu sistem database yang sudah berkembang saat ini. Seperti MySQL, MongoDB, IBM DB, dll.

Menurut MADCOMS (2016) “MySQL adalah sistem manajemen Database SQL yang  bersifat Open Source dan paling popular saat  ini. Sistem Database MySQL mendukung beberapa fitur seperti multithreaded, multi-user dan SQL Database managemen system (DBMS).

MySQL mempunyai beberapa kelebihan yang bisa Anda manfaatkan untuk mengembangkan perangkat lunak yang andal seperti:

1)      Mendukung Integrasi Dengan Bahasa Pemrograman Lain.

Website atau perangkat lunak terkadang dikembangkan dengan menggunakan berbagai macam bahasa pemrograman, jadi Anda tidak perlu khawatir jika menggunakan MySQL. Maka dari itu, MySQL bisa membantu Anda untuk mengembangkan perangkat lunak yang lebih efektif dan tentu saja lebih mudah dengan integrasi antara bahasa pemrograman.

2)      Tidak Membutuhkan RAM Besar.

MySQL dapat dipasang pada server dengan spesifikasi  kecil. Jadi tidak perlu khawatir jika Anda hanya mempunyai server dengan kapasitas 1 GB karena Anda masih bisa menggunakan MySQL sebagai database Anda.

3)      Mendukung Multi User.

MySQL dapat dipakai oleh beberapa user dalam waktu  bersamaan tanpa membuatnya crash atau berhenti bekerja. Ini dapat Anda manfaatkan ketika mengerjakan proyek yang sifatnya tim  sehingga seluruh tim dapat bekerja dalam waktu bersamaan tanpa harus menunggu user lain selesai.

4)      Bersifat Open Source

MySQL adalah sistem manajemen database gratis. Meskipun gratis, bukan berarti database ini mempunyai kinerja buruk. Apalagi lisensi gratis yang dipakai adalah GPL di bawah pengelolaan Oracle sehingga kualitasnya termasuk baik. Selain itu, Anda juga tidak perlu khawatir jika terjadi masalah karena banyak komunitas dan dokumentasi yang membahas soal MySQL.

5)      Struktur Tabel yang Fleksibel

MySQL mempunyai struktur tabel yang mudah dipakai dan fleksibel. Contohnya saat MySQL memproses ALTER TABLE dan lain sebagainya. Jika dibandingkan dengan database lain seperti Oracle dan PostgreSQL, MySQL tergolong lebih mudah.

6)      Tipe Data yang Bervariasi.

Kelebihan lain dari MySQL adalah mendukung berbagai macam data yang bisa Anda gunakan di MySQL. Contohnya float, integer, date, char, text, timestamp, double, dan lain sebagainya. Jadi manajemen database sistem ini sangat membantu Anda untuk mengembangkan perangkat lunak yang berguna untuk pengelolaan database di server.

 

7)      Keamanan yang Terjamin

Open source bukan berarti MySQL menyediakan keamanan yang buruk. Malah sebaliknya, MySQL mempunyai fitur keamanan yang cukup apik. Ada beberapa lapisan keamanan yang diterapkan oleh MySQL, seperti level nama host, dan subnetmask. Selain itu MySQL juga dapat mengatur hak akses user dengan enkripsi password tingkat tinggi.

Sayangnya, meskipun memiliki segudang kelebihan, masih ada beberapa kelemahan yang dimiliki oleh MySQL sehingga Anda perlu mempertimbangkannya juga sebelum memakainya.

1)      Kurang Cocok untuk Aplikasi Game dan Mobile

Anda yang ingin mengembangkan aplikasi game atau perangkat mobile ada baiknya jika mempertimbangkan lagi jika ingin menggunakan MySQL. Kebanyakan pengembang game maupun aplikasi mobile tidak menggunakannya karena memang database manajemen sistem ini masih kurang bagus dipakai untuk sistem aplikasi tersebut.

2)      Sulit Mengelola Database yang Besar

Jika Anda ingin mengembangkan aplikasi atau sistem di perusahaan dengan database yang cukup besar, ada baiknya jika menggunakan database manajemen sistem selain MySQL. MySQL dikembangkan supaya ramah dengan perangkat yang mempunyai spesifikasi rendah, itulah mengapa MySQL tidak memiliki fitur yang lengkap seperti aplikasi lainnya

3)      Technical Support yang Kurang Bagus

Sifatnya yang open source terkadang membuat aplikasi tidak menyediakan technical support yang memadai. Technical support MySQL diklaim kurang bagus. Hal ini membuat pengguna kesulitan. Apalagi jika pengguna mengalami masalah yang berhubungan dengan pengoperasian perangkat lunak tersebut dan membutuhkan bantuan technical support.

Dalam hal ini berdasarkan latar belakang tersebut, saya tertarik untuk membuat suatu perencanaan tampilan database dengan menggunakan MySQL untuk membangun suatu pendataan barang yang lebih modern di PT Indo Makmur Jaya. Karena PT Indo Makmur Jaya sendiri merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang pergudangan sehingga apabila memiliki suatu sistem database ini akan mempermudah dalam pendataan barang nantinya.

B.            Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas dapat ditemukan bahwa :

1)        Apa saja yang perlu di data dan diterapkan dalam perencanaan pembuatan sistem database di PT Indo Makmur Jaya ini?

C.           Tujuan

Tujuan dari identifikasi ini adalah agar dapat menemukan apa saja kebutuhan yang diperlukan dalam pendataan barang di PT Indo Makmur Jaya nantinya.

D.           Manfaat

Setelah menemukan kebutuhan yang diperlukan tentunya kita akan mudah dalam pembuatan sistem database nantinya. Kemudian manfaat dari pembuatan sistem ini adalah agar memudahkan pekerjaan dalam pendataan atau pencatatan barang di PT Indo Makmur Jaya. Selain itu, sistem ini juga bisa sebagai arsip cadangan.

E.            Identifikasi

Berikut tampilan sementara dari sistem database nya :

Gambar 1 Tampilan Utama Sistem

Tampilan diatas merupakan tampilan sementara dari upaya perencanaan pembuatan sistem database nya. Sistem yang dibuat ini cukup sederhana. Dalam penggunaannya nanti kita memerlukan data yang telah dibuat melalui Microsoft Excel, kemudian file tersebut hanya tinggal diunggah dalam menu yang telah disediakan dalam sistem. Isi dari data tersebut nantinya akan muncul didalam sistem setelah diunggah. Kebutuhan yang di perlukan dalam pendataan tersebut ada Nomor, Nama Barang, Klasifikasi Barang, Satuan, Asal Daerah, Harga Berdasar HET, Harga Sekarang, Kenaikan Penurunan, Per, dan Keterangan. Nah untuk tampilannya seperti ini.

Gambar 2 Tampilan Hasil dari Unggah File

Dengan rincian sebagai berikut.

1.      Nomor

Urutan nomor digunakan untuk mengetahui nomor dari suatu barang.

2.      Nama Barang

Nama Barang digunakan untuk mengetahui nama dari suatu barang yang ingin di data.

3.      Klasifikasi Barang

Digunakan untuk mengetahui jenis dari suatu barang yang di data.

4.      Satuan

Digunakan untuk mengetahui berapa jumlah satuan dari barang yang di data.

5.      Asal Daerah

Digunakan untuk mengetahui darimana barang tersebut dikirimkan.

6.      Harga Berdasar HET

Digunakan untuk mengetahui harga eceran yang tertinggi dari suatu barang.

7.      Harga Sekarang

Digunakan untuk mengetahui harga sekarang yang sedang beredar dari suatu barang.

8.      Kenaikan Penurunan

Digunakan untuk mengetahui apakah ada kenaikan atau penurunan dari harga suatu barang.

9.      Per

Digunakan untuk mengetahui harga barang naik atau turun dari per barang.

10.  Keterangan

                        Digunakan untuk  memberikan keterangan dari suatu barang.